TITULO PRIMERO
Contexto general
Artículo 1. El presente manual denominado "Protocolo
para eventos ADSI" es una exposición sistemática de las
disposiciones generales en materia de protocolo para eventos
el cual aborda algunos aspectos esenciales de logística.
Artículo 2. El objetivo de este manual es contar con un
compendio de normas que deberán cumplir los organizadores
de eventos , toda vez que resulta necesario
fortalecer los mecanismos de comunicación e imagen
institucional.
TITULO SEGUNDO
Preparativos básicos
Artículo 3. JUSTIFICACIÓN DEL EVENTO. Es fundamental
que todo evento institucional agregue valor al que hacer del
Plantel , asimismo deberá ser parte de las
acciones previstas en el Programa Operativo Anual (POA) o
en los Planes Anuales de Desarrollo Institucional (PADI's) con
el fin de que contribuya al logro de objetivos. Se sugiere
planear un evento que incluya únicamente las actividades esenciales para que no se afecten las actividades académicas
cotidianas (habrá que contemplar que en muchas ocasiones
menos es más).
Artículo 4. DENOMINACIÓN DEL EVENTO.
Es recomendable utilizar un nombre breve que describa la
actividad en cuestión y proyecte favorablemente al ADSI entre sus grupos de interés.
Artículo 5. FIJACIÓN DE FECHA Y HORA. La fecha del
evento se tendrá que fijar con la autorización del Coordinador
Regional y con suficiente antelación (se recomienda ser de al
menos 3 meses) para hacer todos los preparativos
dependiendo la envergadura del acto. Asimismo y, con el fin de
favorecer el evento, la hora deberá fijarse con base al contexto
general de éste.
Artículo 6. INTEGRACIÓN DEL PRESIDIUM.
Preferentemente se deberán considerar las siguientes
personas: autoridad máxima de la localidad (Presidente
Municipal, Delegado o Subdelegado), Director General del
ADSI, Coordinador Regional, Coordinador de Centro . Por otra
parte, es bueno tener en cuenta que el presidium debe estar
formado por números nones y el integrante que tenga el más
alto rango se ubicará en el centro. En medida de lo posible, se
deben utilizar personificadores, ya que resulta una guía para
los invitados especiales al momento de ocupar su lugar
Artículo 7. MAMPARA DE IDENTIFICACIÓN. El bastidor o
armazón que contendrá el membrete del evento y vestirá al
presidium deberá contener los elementos básicos
institucionales: plantel, logotipos
institucionales e identificación del evento
Artículo 8. MAESTRO DE CEREMONIAS. Habrá que invitar
con anticipación a la persona o personas que vayan a
desempeñar dicha tarea con el fin de que puedan preparar debidamente sus intervenciones. Para ello, habrá que definir
si se desea acompañar al protocolo de ceremonia algunas
frases o mensajes alusivos a ésta; en cualquier caso, se
sugiere que los responsables cuenten con el guión respectivo,
el cual se deberá respetar íntegramente. Por otra parte, es
recomendable que el Coordinador de Centro conozca antes
del evento dicho guión; se sugiere que el responsable de esta
tarea ensaye bien la pronunciación correcta del texto, los
nombres y apellidos de invitados y alumnos
Artículo 9. PROGRAMA DEL EVENTO. Cada eventoimplicará un programa específico que deberá definirse en elcontexto de éste, sin embargo y con el fin de contar con unreferente general que pueda servir de guía, se puntualiza
A)Recepción de autoridades e invitados speciales
B) Himno nacional, departamental, regional
C) Presentación de integrantes del presidium
D) Bienvenida a cargo del Coordinador
E) Cuadro artístico y/o presentación de alguna actividad académica
F) Entrega de reconocimientos
G) Mensaje del Director General o su representante (Coordinador Regional o algún Director de
Área)
H) Intervención de la autoridad externa de mayor jerarquía
i) Clausura del eventohí incluidos.
TÍTULO TERCERO
Consideraciones generales de logística
Artículo 10. Habrá que prever todos los aspectos logísticos
del evento, no improvisar ni dejar nada al azar. Cada actividad
debe tener un responsable de tal forma que el día del evento el
Coordinador de Plantel o máxima autoridad pueda atender
apropiadamente a los invitados especiales. Para ello, se
describen algunos aspectos relevantes que habrá que
considerar:
Artículo 11. PRESENCIA DEL DIRECTOR GENERAL DEL
CENTRO. Para solicitar la presencia del Director General del
CENTRO a un evento, se recomienda atender lo siguiente:
entregar la invitación personalmente o su secretaria con 2
semanas de antelación; adjuntar programa completo del acto,
con fecha, horario y autoridades que van a asistir; si la
invitación se entrega personalmente, ponerlo en conocimiento
de su secretaria y de la Coordinación de Comunicación Social
para que conste en agenda y se realicen los apoyos
correspondientes (es imprescindible), asimismo cuando en el
evento a celebrar esté prevista la presencia de autoridades
con rango igual o superior al del Director General del CENTRO,
los organizadores deberán ponerse en contacto con el titular
de la Coordinación de Comunicación Social del Centro para
coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar
conjuntamente un programa.
Artículo 12. ENVÍO DE INVITACIONES. Las invitaciones,
oficios o programas del evento deberán enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aproximadamente) a las autoridades y
demás integrantes del presidium para las confirmaciones si
fuera necesario. Deberá constar en la invitación la fecha límite
de confirmación de asistencia y el teléfono, fax o correo
electrónico donde hacer dicha confirmación; asimismo habrá
que comunicar en el mismo documento cuál es el papel que se
va a desempeñar durante el evento: si se invita a dar un
mensaje, si se va realizar la declaratoria de clausura, etcétera,
de forma que tengan oportunidad de preparar su participación.
Artículo 13. IMPORTANCIA DE LA IMAGEN PERSONAL E
INSTITUCIONAL. Habrá que atender la comunicación (verbal
y no verbal) durante el evento. Para ello, es importante que los
organizadores y/o anfitriones puedan expresar actitudes,
gestos y apariencia favorable hacia los asistentes, además de
que sean capaces de resolver con amabilidad alguna
contingencia. En este contexto y, en un afán de cortesía, el día
del evento es bueno responsabilizar a una persona que
identifique a los integrantes del presidium para estar al tanto
de su llegada y anote los nombres y cargos correctos de ellos o
de quienes llegan con el carácter de representantes de algún
funcionario para que informe oportunamente al maestro de
ceremonias. Por otra parte, habrá que ser puntuales en el
inicio del evento y enfatizarlo a todos los participantes:
invitados, alumnos, padres de familia, responsables de
actividades (es bueno acostumbrar a la comunidad del Plantel
a ser respetuosos con el tiempo de los demás). Por último, se
deberá organizar a las edecanes e instruirlas de forma clara
sobre su función y como auxiliarán en la recepción y atención
de invitados
TÍTULO CUARTO
Petición de apoyos
Artículo 14. INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS. Si se
desea utilizar un recinto en específico (auditorio, aula, teatro,
etcétera) ajeno al COBAQ, se deberá solicitar por escrito a la
dependencia o área correspondiente (se sugiere apoyarse en
las autoridades municipales, delegacionales o grupo directivo
del Colegio) y, dependiendo del montaje de medios necesario
para el desarrollo del evento, será aconsejable prever recursos alternos (equipo de sonido, computadoras, cañón,
proyector, pantalla, música, paño, pendones, ornamentos
florales, letras de unicel, banderas, extensiones eléctricas,
contratación de menús, servicio de cafetería, etcétera) y un
responsable de estos, además habrá que poner especial
atención en el audio y los medios informáticos por ser los que
presentan mayor reiteración de fallas; para ello, se debe
verificar el correcto funcionamiento del equipo antes de la
ceremonia.
Artículo 15. EDICIÓN DE MATERIAL IMPRESO. La
Coordinación de Comunicación Social está a disposición de
las diferentes Direcciones de Área, Coordinaciones
Regionales, para hacer el diseño de carteles, folletos e invitaciones, entre otras cosas. Esaconsejable solicitareste servicio con la debida antelación.
Artículo 16. DIFUSIÓN. Si se desea dar difusión al evento que
se va a celebrar, deberá ponerse en contacto con la
Coordinación de Comunicación Social la cual valorará el tipo
de proyección de acuerdo a la envergadura de éste; para ello,
se debe solicitar su cobertura por lo menos con dos semanas
de antelación.
Artículo 17. PARTE DE MANTENIMIENTO. Se solicitará al
servicio de mantenimiento, a través de la Dirección
Administrativa, todo el apoyo operativo necesario para el
desarrollo del evento (traslado del equipo de sonido, podium,
mesas y sillas para el presidium, montaje de mamparas,
instalación de equipo, etcétera).
Artículo 18. COLABORACIONES TÉCNICAS. Si durante el
evento es necesaria la colaboración de personal de apoyo se
solicitará a la dependencia o área correspondiente que, en
función del tipo acto, proporcionará al personal adecuado para
ello.
Artículo 19. COLABORACIONES ESPECIALES. Si en el
evento se considera presentar algún grupo artístico habrá que
establecer previamente el programa de su participación
(mencionar al grupo y limitar la actuación a los números
previamente acordados). Asimismo, habrá que garantizar que los casetes o discos que vayan a servir de fondo ya los hayan
entregado al encargado del sonido para evitar que se
presenten espacios de "tiempo muerto" entre números como
consecuencia de que no se encuentre el material, lo cual
causa una mala imagen.
Artículo 20. ASPECTOS DE COORDINACIÓN PREVIOS AL
EVENTO. Hay que definir los espacios físicos que se
ocuparán durante el evento para acomodar a los alumnos del
plantel, los padres de familia e invitados en general. Se debe
tener lugar reservado para invitados especiales que no suben
al presidium (integrantes del Comité de Padres de familia,
autoridades municipales, educativas, docentes sin comisión
frente a grupo, representante de los alumnos, etcétera).
Asimismo, habrá que definir la hora en la que deben estar
listos los alumnos (no citarlos con tanta anticipación, esto
evitará distracciones y molestia entre estos). Si se van a
entregar reconocimientos se debe recalcar en que forma se
accederá al presidium y se retirará de éste (se recomienda
entrar por la izquierda y salir por la derecha, dependiendo de la
colocación de la escalera o del acceso al mismo. Quienes
accedan a éste se deberán ubicar en el orden en el que van a
ser llamados).
